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Gute Reputation einer Kanzlei ist Ergebnis harter Arbeit

Von nichts kommt nichts.
Der „gute Ruf“ eines Anwalts ist hart erarbeitet, viel gerühmt und nicht messbar.
Der „gute Ruf“ ist der am häufigsten von Mandanten jeglicher Couleur benannte Grund für den Erstauftrag an einen Anwalt.

Reputation ist die Basis Ihres Geschäfts.

„Es braucht zwanzig Jahre, eine Reputation aufzubauen und fünf Minuten, sie zu zerstören.“ Dieser legendäre Satz von Warren Buffet Satz passt auch zu Kanzleien.
Reputation minimiert die Krisen- und Konjunkturanfälligkeit einer Kanzlei und setzt Vertrauenswürdigkeit, Glaubwürdigkeit, Berechenbarkeit und Verlässlichkeit voraus.

Wodurch wird Reputation zu einem Coaching-Thema?

Wie kann ein Thema aus dem Kanzleimarketing zu einem Coaching-Thema werden?
In einem Coaching zum Thema “Reputationsförderung” stehen nicht die Maßnahmen selbst im Vordergrund, sondern die Bereitschaft der Entscheider, diese Maßnahmen durchzuführen, zu überwachen und nachzujustieren.
Auch die Delegation dieser Maßnahmen und deren Kooredination ist eine schwierige Aufgabe für Anwälte, die “nicht loslassen” möchten und dadurch dem Glaubenssatz folgen, sie müssten “alles selbst” machen.

Eine Kanzlei, die ihre Reputation aktiv verbessern will, steht tatsächlich vor einigen lohnenden Aufgaben:

1. Erklärung, wofür sie steht und stehen will:
Das tut sie in Broschüren, Artikeln, auf ihrer Webseite und in Vorträgen. Während die Fernsehwerbung „die mit dem roten Stuhl“ platziert oder „Freude am Fahren“ postuliert, berichtet “JUVE“ über eine „Duisburger Sozietät mit tiefen Wurzeln und langer Tradition im Ruhrgebiet, die seit Jahren zu den führenden Kanzleien in der Region zählt. Ihren hervorragenden Ruf am Markt verdankt Grüter ihrer auch überregional hochangesehenen Corporate Praxis. Der Beratungsbedarf der teils hochkarätigen Mandanten, zu denen die Kanzlei langjährige Beziehungen pflegt, nahmen nach dem Ende der Krise deutlich zu.“

2. Leistungsversprechen:
Ein authentisches Leistungsversprechen abzugeben und einzuhalten, ist die sicherste Bank: Jeder, der in unsere Kanzlei kommt, wird von derselben Sache X profitieren. Das betrifft nicht nur Rechtsgebiete und Fachwissen, sondern vor allem die kommunikativen Details in Mandatsannahme und -abwicklung.
Jeder bekommt eine Begrüßungsmail von der Assistentin.
Jeder bekommt den Ordner in den Farben der Kanzlei.
Jeder bekommt den schnellen Termin.
Jeder wird pünktlich zurück gerufen etc.

3. Marke:
Eine Marke bilden und immer nach Einzigartigkeit und Eigenartigkeit suchen. Unterscheidbarkeit ist ein Erfolgskriterium. Suchen Sie nach Ihrem USP. Sieben Kanzleien in Ihrem PLZ-Bereich sind auf Familienrecht spezialisiert? Dann seien Sie die einzige mit einem Schwerpunkt auf bilanz- rechtlicher Expertise bei der Bewertung von mittelständischen Unternehmen zur Unterhaltsberechnung! Das können Sie nicht? Dann suchen Sie einen für Ihr Team, der das kann.

3. Delegation:
Sie muss den Abschied vom „Allrounder“ einleiten und Ihre (zukünftigen) Mandanten nach und nach für ein neues, fokussiertes Leis- tungsangebot gewinnen und durch qualitativ hochwertige Beratung in demselben Segment oder für dieselbe Branche überzeugen? Der erste Schritt zur Strukturierung Ihrer Mandantschaft ist die hochwertige Delegation. Jene Mandate, die Sie nicht mehr selbst abwickeln, müssen an einen qualifizier- ten Kollegen abgegeben werden, der nachgewiesener Maßen gute Arbeit abliefert. Alles, was dabei schief geht, geht gegen Sie schief!

4. Fortbildung:
Ihre Fachanwaltstitel und Ihre Akquisestrategien müssen geplant, strukturiert und aufeinander abgestimmt sein und derselben Klientel nützen! Ihr Cross-Selling erfordert eine exakte Dokumentation aller Kontakte und Schritte. Jeder muss wissen, was der andere tut oder getan hat. Kommunikationstrainings machen die ganze Mannschaft fit für den Wettbewerb. Fortbildungen im Steuerrecht ergänzen bestens das Familienrecht. Wer Erbrecht mag, wird Unternehmensnachfolge lieben.
Bieten Sie Ihren Auszubildenden und Ihren Junganwälten ein gutes Mentoring (alles andere ist langfristig zu teuer). Fordern und fördern Sie In-house Seminare durch Ihre Mitarbeiter!

5. Persönlichkeit:
Reputation ist von Persönlichkeiten abhängig. Alle handelnden Personen einer Kanzlei sind zugleich „Außendienstmitarbeiter“, die die Kanzlei-Reputation stützen und entwickeln helfen. Introvertierte Anwälte werden das eher durch effiziente und qualitativ hochwertige Arbeit herstellen, extrovertierte eher durch Auftritte, direkte Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Auch Rechtsgebiete sind manchmal Persönlichkeitsstrukturen regelrecht zugeordnet: Verwaltungsrecht wird häufig durch andere „Typen“ besetzt als Strafrecht.

6. Dienstleistungshabitus:
Es gibt in der Kanzlei keine Wartezeiten, kein „Nein ohne Lösung“, keine bemerkbaren Mittagspausen, keine unwirschen Ansagen, besonders nicht durch Uhrzeiten auf einem Anrufbeantworter, keine Juristensprache gegenüber Nicht-Juristen, keine Bandwurmsätze, keine sichtbaren Tattoos am 7. Lendenwirbel, keine Verzögerungen, keine gebrochenen Versprechen(!), keine Verstöße gegen die Schweigepflicht durch herumliegende Akten, keinerlei servicefeindliche Bemerkung („Das geht nicht“) etc.

7. Management:
Die Kanzleiführung muss Ziele definieren, daraus Strategien entwickeln und aus den Strategien wiederum Aktionen. So stellen Sie sicher, dass keine Anwalt beliebig in der Gegend herum navigiert. Letzteres macht Ihre Reputation diffus, und das wiederum führt dazu, dass Sie im sich „weiter intensivierenden Wettbewerb immer verletzlicher werden.“

8. Controlling:
Regelmäßig benötigen Sie Meetings, in denen die Richtung besprochen und ggf. korrigiert wird. Ein wirksames Controlling ist nicht gerade des Anwalts liebstes Kind. Stellen Sie Verständnis für die Notwendigkeit von Controlling her, indem Sie auf eigene Kostenquoten hinweisen und Verfahren zur Kostensenkung einschlagen. Bedenken Sie dabei, dass die meisten Kanzleien, die von einem „Kostenproblem“ reden, in Wirklichkeit ein „Akquiseproblem“ haben. Sie müssen nicht wirklich ihre Kosten reduzieren, sondern schleunigst ihre Umsätze optimieren. Controlling ist auch notwendig für Ihre Reputation.

9. Bewertungen:
Tragen Sie sich in Bewertungsportale ein. Überreichen Sie den link dorthin Ihren Mandanten ganz offensiv. Lassen Sie jeden Ihrer öffentlichen Auftritte und jedes Mandantengespräch bewerten.
Veröffentlichen Sie die Bewertungen auf Ihrer Webseite. Richten Sie ein „Gästebuch“ ein. Ersuchen Sie Mandanten, mit Namen die Bewertung selbst einzustellen. Haben Sie mindestens zwei wachsame Augen auf Bewertungsportale im Internet. Kontrollieren Sie Meldungen auf ihrer Facebook-Seite, falls vorhanden. Beteiligen Sie sich an Blogs oder richten Sie selbst einen ein. Suchma- schinen lieben Blogeinträge!

10. Einzelkämpfer:
Echte Einzelkämpfer lassen sich nicht in Management-Strukturen einbinden, und es ist Energieverschwendung (auch für die Betroffenen selbst), das zu versuchen.
Es empfiehlt sich, falls Sie die Kanzleireputation optimieren und den Einzelkämpfer in Ihren Reihen halten wollen, ihm eine Position als „Of counsel“ anzubieten.
Von dort aus hat er eine Sonderrolle. Er ist nicht mehr involviert in das Kanzleigeschehen, hat keine Mitspracherechte bei Unternehmensentscheidungen und unterliegt einem individuell verhandelten Entnahmemodus.

Angebote für Anwälte auf www.anwalts-akquise.de:

Kanzlei- und Anwaltscoaching seit 30 Jahren

Ich begleite Anwälte als Einzelpersonen und in Teams bei schwierigen Themen.
Ziel ist immer die Lösung individueller, strategischer und motivationsrelevanter Themen im Arbeitsalltag.
Mit einem Seminar oder einer Beratung hat ein Coaching nichts zu tun.

Informationen über mich


Johanna Busmann, Hamburg
30 Jahre Anwaltstraining, Strategieberatung und Kanzleicoaching

Kosten für Coaching

In fast allen Fällen ist ein Coaching in der „Erstanschaffung“ teurer als ein Seminar.

Tag:
2400 Euro + Reise + MWSt. + Übernachtung
(wird Einzelpersonen nicht gewährt)

Stunde
280 € + MWSt. + Reise + ggfs. Übernachtung.

Anamnesegespräch
Das Anamnesegespräch ist bei mir immer kostenfrei: 3o min am Telefon
Danach gebe ich eine Einschätzung von Methode, Weg, Dauer und Ergebnis.

Ort, Organisation, Technik

Wird im Briefing mitgeteilt.
Zerstrittene Teams begleite ich nur an neutralem Ort. Auch in manch anderem Fall empfiehlt sich der Rückzug in ein Waldhotel.

Telefoncoaching
In Ausnahmefällen ist ein Telefoncoaching möglich.

Video-Coaching
Über “Teams” oder andere Systeme möglich.

Sparringspartner
Live-Coaching einer Einzelperson braucht manchmal einen vertrauten Feedbackpartner ohne private oder enge Bindung an den Klienten. Dieser wird in das Coaching eingebunden.

busmann training®

30 Jahre Anwaltstraining und Kanzleimarketing. Genießen Sie Neues, Anregendes und Lernbares aus dem Anwaltsalltag.

30 Jahre in Bild und Wort:
Rückblick

Buch

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„Chefsache Mandantenakquisition“

Reputation ist die kollektive und oft unbewusste Wahrnehmung von “Qualität einer Kanzlei”

“Der gute Ruf”: Schwer herzustellen, leicht zu zerstören

1. Der “gute Ruf” einer Kanzlei

Die Reputation einer Kanzlei ist hart erarbeitet, viel gerühmt – und nicht messbar.
Der „gute Ruf“ ist der am häufigsten von Mandanten jeglicher Couleur benannte Grund für den Erstauftrag an einen Anwalt. Da Anwälte eine nicht anfassbare und hoch erklärungsbedürftige Produktpalette vorhalten (also: alles nicht leicht zu verstehen für Laien!), ist Reputation besonders wichtig.

Lesen Sie in meinem Aufsatz über die “10 Bausteine einer guten Kanzleireputation”

2. Die Online-Reputation einer Kanzlei ist kontrollierbar!

Reputation ist durch das Internet – negativ und positiv – intensiver und gleichzeitig verletzungsanfälliger geworden. Im Internet sind Bewertungen schneller als je zuvor bekannt. Ein BGH Urteil aus 2016 erhöht die Pflichten von Portalen (wie “Anwalt.de”) und stärkt die Rechte von Anwälten, falls diese (über Portale) negative Bewertungen erhalten haben.

Kanzleien brauchen  Monitoring und einen gescheiten Umgang mit Bewertungen.

3. Erproben Sie eine offensive Fehlerkultur in der Kanzlei

Kanzleikultur ist die Statik Ihres Hauses. Richten Sie innerhalb ihrer Grenzen eine verlässliche Fehlerkultur ein:
In meinem Aufsatz zitiere ich Mitarbeiter: “Die Fehlertoleranz wurde bei uns ganz offiziell erhöht; allerdings immer nur für Fehler, die erstmals aufgetreten waren. Wiederholten sie sich, waren üble Konsequenzen angedroht, übrigens auch 
für die Anwälte.”

Genießen Sie meinen Aufsatz: “Wie Sie den Schlendrain in der Kanzlei besiegen – 16 Gebote”

4. Reputation nach außen = Kanzleikultur nach innen

In meinem Aufsatz “Reputation” beschreibe ich die Verbindung beider Marktkennzeichen wie folgt: “Wer Reputation nach außen wünscht, muss nach innen einen Dienstleistungshabitus etablieren: Es gibt in der Kanzlei keine Wartezeiten, kein „Nein ohne Lösung“, keine bemerkbaren Mittagspausen, keine unwirschen Ansagen (auch nicht durch Uhrzeiten auf einem Anrufbeantwortertext), keine Juristensprache gegenüber Nicht-Juristen, keine Bandwurmsätze, keine sichtbaren Tattoos am 7. Lendenwirbel, keine Verzögerungen, keine gebrochenen Versprechen (!), keine Verstöße gegen die Schweigepflicht durch herumliegende Akten, keinerlei servicefeindliche Bemerkung („Das geht nicht“) etc.”

Lesen Sie mehr über die Verbindung von Kanzleikultur und Reputation!

5. Exzellenz-Initiative: Lernen Sie von Kollegen der Kanzlei

Die “Exzellenz-Initiative” in einer mittelständischen Kanzlei hat an allen drei Standorten “Führungsstrukturen” eingerichtet. Was war der Anlass gewesen? Nach der Kündigung einer beliebten und erfahrenen Büroleiterin war Entsetzen spürbar geworden. Sie hatte bei ihrem als „ruppig“ empfundenen Abgang 16 Jahre high-end-Erfahrung, zwei Assistentinnen und eine freiwillige Abfindungszahlung in Höhe von 52.000 Euro mitgenommen. Was war geschehen?

Genießen Sie den Erfahrungsbericht über ein Coaching-Projekt über drei Monate an drei Standorten.

4. Delegieren Sie

Anwälte delegieren ungern wichtige Aufgaben an andere Profis. Hauptgrund: Sie haben Angst um ihren Einfluss und um die Qualität ihrer Arbeit. “Wenn man nicht alles selber macht” ist ein beliebter anwaltlicher Glaubenssatz. Erstaunlich. Denn im eigenen Team befinden sich oft Profis aus anderen Fächern.

Entlasten Sie sich! Lesen Sie mehr Tipps in meinem Aufsatz “Delegation”!