Delegation – acht Grundregeln:
Haben Sie Ihre eigenen Aufgaben, Arbeitsmenge, -stil, -methodik und vor allem Ihre Arbeitszeit übersichtlich strukturiert? Nur dann können Sie glaubhaft und systematisch delegieren.
I. Delegieren Sie aus Ihren B-Aufgaben
anwaltlichen B-Aufgaben einen großen Teil an Ihre Mitarbeiter!
Das sind alle Aufgaben, die WICHTIG, aber nicht zeitgleich DRINGLICH sind. Alle organisatorischen Aufgaben gehören dazu. Standard-Schriftsätze vorbereiten gehört dazu. Lauf der Akte gehört dazu. Buchführung gehört dazu. Urlaubspläne gehören dazu.
A-Aufgaben (Nicht delegieren! Nicht verschieben!) eines Anwalts gibt es nur drei: Akquise, Mitarbeiterführung und alle Fristsachen!
II. Dezentralisieren Sie Verantwortung
Ihre Mitarbeiter sollen in diesem Jahr erstmals ihre eigenen Urlaubspläne erstellen? Machen Sie einen von ihnen verantwortlich! Geben Sie ihm Zeiten und inhaltliche Vorgaben vor! Zwingen Sie ihn zur Eigeninitiative! Veranlassen Sie Zwischenmeldungen! Stellen Sie ihn für solche „Managementaufgaben“ von allen üblichen Büroarbeiten frei! Loben Sie jeden Zwischenschritt, vor allem jede rechtzeitige Benennung eines Problems!
III. Nutzen Sie die Kompetenzen aller Beteiligten optimal
Ihre Auszubildende ist eine 19-jährige, zweisprachige Italienerin? Lassen Sie sie einen Vertrag übersetzen! Welche Ihrer Mitarbeiterinnen ist gut im Organisieren? Welche kann gut mit Mandanten? Haben Sie Ihre Plaudertaschen am Empfangstelefon und Ihre gewissenhaften Aktenwühler in der Buchführung? Wer kann gut verhandeln? Der leitet den Einkauf!
Fachliche und persönliche Qualifikationen sind dem Chef oft unbekannt! Fragen Sie danach im „jour fixe“!
IV. Entwickeln Sie die Kompetenzen der Mitarbeiter ständig weiter
Welcher Mitarbeiter will was lernen? Ist einer sprachbegabt? Geben Sie ihm einen Englischkurs (den er natürlich selbst auswählen muss). Geben Sie ständig feed-back, nicht nur über die faktisch erbrachten Leistungen Ihrer Mitarbeiter.
V. Geben Sie klare und differenzierte Arbeits- und Erledigungsaufträge geben
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig und ausreichend!
Fristsachen „auf die Schnelle“ dem Mitarbeiter auf den Tisch zu werfen, ist das Gegenteil von Delegation.
Das ist ein Offenbarungseid in Sachen Büroorganisation.
VI. Etablieren Sie ein Bringeschuld
Delegation zieht eine Bringeschuld der Mitarbeiter nach sich!
Das heißt: Niemals laufen Sie der Kontrolle delegierten Materials hinterher. Vereinbaren Sie Meldungen zum Stand der Aufgabe und zu ihrer Erledigung mit festen Zeiten, zu denen der Mitarbeiter sich bei Ihnen melden muss.
VII. Beachten Sie das Kongruenzgebot
Weiß der Mitarbeiter, wer er in dieser Aufgabe ist (Rolle)? Versteht der Mitarbeiter den höheren Grund seiner Tätigkeit? (Werte, Motivation)? Kann der Mitarbeiter das, was er tun soll (Fähigkeiten)? Weiß er, was er genau tun soll (Tätigkeiten)? Weiß er, bis wann genau und mit wessen Hilfe? (Umgebung)?
Gewähren Sie zeitliche und organisatorische Freiräume!
VIII. Erhöhen Sie die Fehlertoleranz
Erlauben Sie Fehler (haftungsrelevante ausgenommen!) unter der Voraussetzung, dass sie nur einmal vorkommen, sofort dem Chef bekannt gegeben und durch den Mitarbeiter (Vorschlagspflicht) gelöst werden.